Secretary/Protocol (Administração)

 

Vaga: Secretary/Protocol (Administração)

Local: Delegação da União Europeia em Moçambique
Contrato: 2 anos renovável
Supervisor: Chefe de Administração

Principais Responsabilidades

🔹 Protocolo & Logística

• Gerir todos os aspetos relacionados com protocolo;
• Coordenar cartões diplomáticos e processos de visto/renovação, imigração, matrículas CD, cartas de condução locais, isenções para o pessoal da UE;
• Reservar alojamento temporário;
• Organizar a logística e relações protocolares durante visitas oficiais da UE;
• Apoiar eventos, reuniões, seminários, nomeações e missões da Delegação;
• Gerir despachos e correios.

🗂 Administração

• Suporte administrativo geral (secretariado, redação e disseminação de correspondência, atas, documentos de trabalho);
• Manter agendas atualizadas e monitorizar compromissos;
• Registar documentos e monitorizar processos;
• Apoio ao Chefe de Administração e à equipa administrativa;
• Gerir o stock de escritório e material de representação;
• Preenchimento e controlo de requisições de combustível;
• Monitorização de entregas e faturas, encaminhamento para conformidade;
• Coordenação com agente de viagens para reserva de bilhetes, hotéis e preparação de processos contabilísticos;
• Gerir a frota de viaturas e motoristas (colaboração, supervisão de horas extra e validação de uso segundo a política institucional);
• Manutenção de registos e ficheiros relacionados com as operações;
• Atuar como apoio ao assistente de logística e administrativo;
• Outras tarefas solicitadas pelo Chefe da Delegação ou seu representante.
  [eeas.europa.eu]

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Perfil da Candidatura

🎓 Requisitos Obrigatórios

• Licenciatura ou equivalente;
• Mínimo de 5 anos de experiência em função similar;
• Excelente domínio do inglês e português, falado e escrito;
• Conhecimentos aprofundados em tarefas secretarias e clericais;
• Elevada literacia informática (MS Office, folhas de cálculo, internet). [eeas.europa.eu]

🌟 Vantagens (Valorizadas)

• Formação em Administração de Empresas ou Secretariado Avançado;
• Experiência prévia em organizações internacionais ou missões diplomáticas;
• Domínio de uma língua oficial da UE, especialmente o francês;
• Conhecimentos em sistemas SAP e em sistemas de registo e arquivo de documentos;
• Perfil analítico, autonomia, rigor, capacidade de trabalhar sob pressão e cumprir prazos. [eeas.europa.eu]

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Como Candidatar-se

• Enviar por e‑mail (até às 17h00):
  1. Carta de motivação assinada;
  2. Curriculum Vitae (modelo Europass recomendado: https://europass.europa.eu/en);
  3. Fotocópia do certificado de registo criminal;
  4. Fotocópia do certificado/diploma académico.
• E‑mail de candidatura: eeasjobs-185@eeas.europa.eu
• Assunto do e‑mail: Ref: 157605 – JOB TITLE: Secretary/Protocol
• Prazo de candidatura: até 3 de Abril de 2026, 17h00 [eeas.europa.eu]